Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z KSeF coraz więcej firm przygotowuje swoje systemy sprzedażowe i integracyjne do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
W dniu dzisiejszym udostępniliśmy integrator SubSync w wersji 2.17 (obecnie oznaczona jako beta), która posiada wsparcie dla KSeF. Dzięki temu mogą Państwo przygotować się z wyprzedzeniem na nadchodzące zmiany.
Od czego zacząć integrację z KSeF?
W SubSync integracja z KSeF realizowana jest za pośrednictwem API InsERT. Zatem proces wdrożenia KSeF należy zawsze rozpocząć od konfiguracji integracji z KSeF w Subiekcie.
Podmiot testowy KSeF.
W pierwszym kroku (nie jest on obowiązkowy, ale zalecany) warto zapoznać się z pracą z KSeF w trybie testowym. Tryb testowy skutecznie symuluje integrację z KSeF, co umożliwia wysyłanie i odbieranie dokumentów bez żadnych konsekwencji podatkowych. Opis utworzenia podmiotu testowego znajduje się w dokumentacji producenta:
- Subiekt GT - Jak stworzyć podmiot na potrzeby testowe KSeF?
- Subiekt nexo - Jak stworzyć podmiot na potrzeby testowe KSeF?
Tak utworzony podmiot testowy można także podłączyć do istniejącej konfiguracji integratora SubSync.
Uruchomienie środowiska produkcyjnego KSeF w Subiekcie.
Ten krok jest niezbędny do uruchomienia obsługi KSeF przez integrator SubSync.
Szczegółowe informacje na temat podłączenia KSeF do Subiekta, działaniu wysyłki dokumentów KSeF oraz opłatach można znaleźć na stronach firmy InsERT:
- Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programie Subiekt GT
- Obsługa KSeF (Krajowy System e-Faktur) w programie Subiekt nexo
Po skonfigurowaniu tokena dostępowego KSeF w Subiekcie należy ostatecznie upewnić się, że wysyłanie dokumentów do KSeF funkcjonuje prawidłowo. Próbę tą należy przeprowadzić na faktycznym dokumencie sprzedaży. Jeśli wszystko działa - można przejść do włączenia obsługi KSeF w SubSync.
Konfiguracja SubSync.
Gdy integracja z KSeF w Subiekcie działa prawidłowo, można przejść do konfiguracji SubSync. Wspiera on różne scenariusze integracji z KSeF, takie jak:
- zamówienia są importowane do Subiekta, następnie dokumenty sprzedaży są wystawiane i wysyłanie do KSeF przez operatora (tryb ręczny);
- zamówienia są importowane do Subiekta, następnie SubSync generuje e-fakturę, ale nie wysyła jej do KSeF (zostanie to zrobione np. na koniec dnia przez operatora) - tryb półautomatyczny;
- zamówienia są importowane do Subiekta, następnie SubSync generuje e-fakturę i natychmiast wysyła ją do KSeF (pełna automatyka).
Ustawienia te można znaleźć w Konfiguracji w zakładce Zamówienia (3):
Dodatkowym ustawieniem które warto rozważyć jest opóźnienie akcji powiązanych ze zdarzeniem realizacji zamówienia, czyli włączenie opcji W przypadku e-faktur, traktuj jako zrealizowane tylko dokumenty zarejestrowane w KSeF w zakładce Aktualizacja zwrotna i statusy:
Stanowi ona zabezpieczenie przed sytuacją opisaną w akapicie Numer KSeF na obrazie faktury (PDF) (poniżej).
Dodatkowe informacje można znaleźć w tym artykule pomocy.
Numer KSeF na obrazie faktury (PDF)
W przypadku faktur wystawianych za pośrednictwem KSeF należy pamiętać, że jedyną fakturą w rozumieniu przepisów jest dokument zapisany w KSeF (plik XML). Wszelkie wydruki oraz pliki PDF mają wyłącznie charakter wizualizacji.
Jeżeli wizualizacja faktury (np. PDF) jest przekazywana kontrahentowi, musi ona zawierać numer identyfikujący fakturę w KSeF. Numer ten potwierdza, że dokument został prawidłowo przyjęty przez system KSeF i umożliwia jego jednoznaczną identyfikację.
W praktyce oznacza to, że:
- numer KSeF jest nadawany dopiero po wysłaniu faktury do KSeF i jej przyjęciu przez system,
- wizualizacja wygenerowana przed nadaniem numeru KSeF nie powinna być wysyłana do kontrahenta,
- poprawnym działaniem jest wysyłanie PDF dopiero po otrzymaniu numeru KSeF i jego umieszczeniu na wydruku.
Zasada ta dotyczy zarówno faktur wysyłanych ręcznie, jak i generowanych oraz wysyłanych automatycznie przez integrator.
Reasumując, przekazanie kontrahentowi wizualizacji faktury (np. PDF) bez numeru identyfikującego ją w KSeF może prowadzić do istotnych problemów organizacyjnych i podatkowych.
Należy zatem zabezpieczyć się przed takim scenariuszem poprzez:
- odpowiednią organizację realizacji zamówień,
- włączenie opcji W przypadku e-faktur, traktuj jako zrealizowane tylko dokumenty zarejestrowane w KSeF (opisana powyżej).